Dersom en arbeidsgiver vurderer å si opp en ansatt, skal det avholdes et såkalt «drøftelsesmøte». Hensikten med slike møter er at arbeidsgiver og arbeidstaker skal få drøftet grunnlaget for en eventuell oppsigelse. I disse møtene skal arbeidsgiver redegjøre for hvorfor det vurderes oppsigelse av den ansatte og hvilke grunnlag dette er tuftet på. Arbeidstakeren skal gis anledning til å komme med sine synspunkter på arbeidsgivers vurderinger og si sin mening om det som kommer frem. Drøftelsene skal være reelle, og arbeidsgiver plikter å høre den ansattes syn og ta dette inn i den videre vurdering av om oppsigelse skal gis eller ikke.
Enkelte arbeidsgivere sender ikke innkallelse til drøftelsesmøte skriftlig i brevs form. Enten ber de bare den ansatte komme inn på kontoret eller de legger inn et møte i kalenderen til den ansatte, uten nærmere spesifisering. Det skal en del til for at en oppsigelse skal settes til side som følge av uforsvarlig saksbehandling. Arbeidsgivere bør likevel tilstrebe profesjonalitet. Det er som regel ikke mye å hente på å overrumple en ansatt med et drøftelsesmøte, selv om man for så vidt oppnår at den ansatte må gjennomføre møtet uten rådgiver. Får dommerne i en rettssak et inntrykk av at arbeidsgiver er useriøs, forplanter dette inntrykket seg gjerne videre i andre vurderinger enn av selve saksbehandlingen.
Innkallingen bør sendes i god tid. Ideelt sett en uke i forveien, aldri under 24 timer før møtet. Man bør opplyse om at arbeidstaker kan la seg bistå av rådgiver. Det er ikke nødvendig å gå i dybden på hvorfor det innkalles til møtet, utover å opplyse at man vurderer avslutning av arbeidsforholdet. Det er også greit å ta med at dersom den ansatte ikke møter, uten å gi nærmere beskjed om hvorfor, så er man nødt til å ta avgjørelsen uten å høre arbeidstakerens syn på saken.
Selv om det er et krav etter arbeidsmiljøloven at det skal gjennomføres et drøftelsesmøte før det gis oppsigelse, er det ikke ensbetydende med at oppsigelsen blir satt til side som usaklig om det ikke er avholdt drøftelsesmøte. For at manglende drøftinger skal få betydning for oppsigelsens gyldighet, kreves det normalt at dette har innvirket på avgjørelsen om å gi oppsigelse. Arbeidsgiver må ha tatt avgjørelsen om oppsigelse uten å ha alle fakta på bordet. Hvis det er sannsynlig at bedriften ikke ville gått til oppsigelse hadde den kjent til alle de faktiske forhold, og det ikke er avholdt drøftelsesmøte, vil dette kunne få stor betydning for oppsigelsens gyldighet.
Det er helt uproblematisk å avholde drøftelsesmøte over telefon. Det sentrale for arbeidsgiver er å få protokollert at møtet ble avholdt og at alle de sentrale tema ble gjennomgått. Det gjør man enkelt i dag med å skanne over et utkast til protokoll, gjerne mens drøftelsesmøtet fortsatt pågår. For arbeidstaker er det sentrale å presentere sitt syn på en eventuell oppsigelse. I saker hvor forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er betent, kan det sågar være en fordel at partene ikke møtes ansikt til ansikt i et drøftelsesmøte. I saker hvor partene fortsatt snakker godt sammen, anbefales det imidlertid alltid å møtes for å drøfte saken. Drøftelsesmøtet er lagt opp slik at partene får anledning til å presentere sin side av saken, samt imøtegå påstander fra den andre partene, akkurat som i en rettssak. Ofte glir drøftingene over i forhandlinger om en sluttpakke. Det kan være i begges interesse å få en rask avslutning på saken. Arbeidsgiver slipper å gå til oppsigelse med fare for at det kommer et søksmål fra arbeidstakeren, og får kanskje avsluttet arbeidsforholdet samme dag. Arbeidstaker slipper belastningen og risikoen med å ta en arbeidsrettssak.
Mange sykemeldte som mottar innkalling til drøftelsesmøte ønsker ikke å stille opp i møtet. Det er svært forståelig at en person som er for syk til å jobbe skal måtte tåle en slik påkjenning, for det er en påkjenning å sitte ansikt til ansikt med sin egen arbeidsgiver og diskutere en mulig oppsigelse. Det er ingen plikt til å gjennomføre drøftelsesmøte når man er sykemeldt. Er man sykemeldt av psykiske grunner, vil det i mange tilfeller ikke være å anbefale å møte arbeidsgiver «face to face. Da kan det være bedre å be om at møtet tas over telefon, som det ikke er noen grunn for en bedrift å nekte. Men man bør strekke seg langt man kan for å få stilt i møtet. Det følger av loven at arbeidsgivere kun er pliktig til å gjennomføre drøftelsesmøte dersom det er praktisk mulig. Har man sendt innkalling og lagt til rette f. eks ved å gi en romslig frist mellom innkalling og møtet, er det ikke stort mer arbeidsgiver kan gjøre. Oppsigelse kan da gis uten at drøftinger har vært gjennomført, og dette vil mest sannsynlig ikke få noen konsekvens. Arbeidsgiver kan komme til å gi en oppsigelse som ellers ikke ville stått seg fordi sentrale faktiske forhold ikke var opplyst om. Men som følge av at det ikke var praktisk mulig å gjennomføre drøftelsesmøtet, trenger ikke dette nødvendigvis tillegges vekt. Anbefalingen vår er derfor at man strekker seg så langt som mulig for å gjennomføre drøftelsesmøte mens man er sykemeldt.
Det fremgår av arbeidsmiljøloven § 15-1 at før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes. Etter loven er det altså tillitsvalgt man kan ha med seg i et slikt møte. Det er imidlertid alminnelige akseptert at arbeidstaker kan ha med seg andre enn tillitsvalgt i et slikt møte. I praksis er det ingen grenser for hvem man ønsker som rådgiver. Det kan være en far, en ektefelle, en venn, en kollega eller en advokat. Det er nokså vanlig å la seg bistå av advokat i drøftelsesmøter, men det må alltid foretas en nærmere vurdering i den konkret sak om det er formålstjenlig.
Et spørsmål som dukker opp ved innkalling til drøftelsesmøte er om man skal ta med advokat i møtet? Det er ingen fasit på dette spørsmålet. Noen ganger er det en fordel, andre ganger ikke. Å stille i drøftelsesmøte med advokat kan trygt anbefales hvis det er helt på det rene at oppsigelse vil bli gitt uavhengig av drøftelsesmøtet. Det høres kanskje rart ut at en beslutning om oppsigelse kan være tatt før grunnlaget for en eventuell oppsigelse er drøftet, men i praksis er det dessverre slik at innkalling til drøftelsesmøte ofte er ensbetydende med oppsigelse. I større nedbemanningsprosesser trenger det imidlertid ikke å være slik. Det er ikke uvanlig at f. eks alle de ansatte på en avdeling innkalles til drøftinger selv om bare noen få av de ansatte skal sies opp. Det oppfattes nok lett som i overkant aggressivt om man stiller med advokat i en slik situasjon, og hvor man aldri reelt var i faresonen for en oppsigelse. Også om man jobber i en liten bedrift må man vurdere om det er riktig å ta med advokat i drøftelsesmøtet. Det hender at slike bedrifter blir skremt av retorikken til advokaten, og unnlater å gi oppsigelse av frykt for konsekvensene. Det er jo normalt et godt resultat, men i små bedrifter trenger det ikke være slik. Har en bedrift tatt en beslutning om oppsigelse av en ansatt, men latt seg skremme av en advokat til ikke å gjøre det, kan det ikke forventes at den ansatte tas imot med åpne armer etterpå. Arbeidstakeren kommer lett i en situasjon hvor man innser at man ikke ønsker å fortsette i stillingen, men samtidig er ansatt. Sier man opp selv får man karantene hos NAV i åtte uker. Man er heller ikke i en forhandlingsposisjon om en sluttpakke, siden man ikke er oppsagt
Det er ingenting i veien for å ta opp en samtale på telefonen som man selv er en del av. Det finnes noen rettslige skranker for å få fremlagt et slik opptak for retten, men normalt godtas f. eks lydopptak av drøftelsesmøte. Særlig i de tilfellene hvor arbeidstaker møter uten advokat, hender det at arbeidsgivere opptrer på en slik måte, eller kommer med uttalelser, som setter en oppsigelse på et senere tidspunkt i fare for å bli kjent usaklig. Uten lydbåndopptak, vil de fleste arbeidsgivere ha problemer med å huske episoden(e) arbeidstaker viser til. Arbeidsgivere bør på sin side nærmest forutsette at møtet tas opptak av, og opptre på en slik måte at alt som fremkommer i drøftelsesmøtet, tåler dagens lys. Oppsummer er det altså tillatt og ofte å anbefale for en arbeidstaker å ta lydopptak av drøftelsesmøtet.
Etter at drøftinger etter arbeidsmiljøloven § 15-1 er gjennomført, bør det alltid skrives en protokoll fra møtet. Det er særlig viktig for arbeidsgiver å få dokumentert at møtet er avholdt, da innsigelse fra en arbeidstaker om manglende drøftinger før oppsigelse fra stillingen ble besluttet, kan være et argument for at oppsigelsen er usaklig. Protokollen bør ha overskriften «drøftinger etter aml § 15-1» eller lignende. Steds – og tidsangivelse samt oversikt over deltakerne i møtet må også inntas i protokollen. Videre bør bedriften helt kort beskrive hvorfor oppsigelse vurderes, og henvise til eventuell dokumentasjon på oppsigelsesgrunnlaget som fremlegges i møtet. Partenes synspunkter bør også med. Endelig er det viktig at det fremkommer av protokollen at annet passende arbeid er vurdert (hvis det er vurdert) og det bør fremkomme at arbeidstaker har blitt spurt om det foreligger sosiale forhold som gjør en oppsigelse ekstra belastende. Arbeidstaker bør ha fokus på å få med alle innsigelser man har i protokollen, slik at man ved en rettssak kan vise til at disse innsigelsene var kjent, før det ble gitt oppsigelse.
Hvilke tips man skal gi før et drøftelsesmøte vil i stor grad avhenge av de konkret forhold i den enkelte sak. Generelt gjelder imidlertid at drøftelsesmøtet ofte tar form av å være en «mini- rettssak» og dermed blir det å være godt forberedt et godt tips. Dette gjelder i særdeleshet dersom oppsigelsen gis som følge av arbeidstakers forhold. Det er ikke dagen for å ta ting på sparket. Arbeidstaker bør, i den grad det er opplyst hva årsaken til drøftelsesmøtet er, argumentere imot grunnlaget for en eventuell oppsigelse. Arbeidstaker bør også gjennomgå e-poster mv. som kan dokumentere sentrale forhold i saken, og medbringe dokumentene i møtet. I nedbemanningssaker kan med fordel gjøre undersøkelser i forhold til ansiennitet og kompetanse hos andre ansatte på samme avdeling, da dette normalt er de to sentrale kriterier ved en nedbemanning. Et annet godt tips til arbeidstaker er å innta en Sokratisk holdning i drøftelsesmøtet, hvor fokus er på å stille spørsmål. God forberedelse er også det viktigste tips til arbeidsgivere. Man må være forberedt på å dokumentere grunnlaget for en eventuell oppsigelse, og kan godt legge frem dokumentasjon mens møtet pågår. En selger som ikke presterer bør f. eks få se statistikk som underbygger dette. Eller er det et godt tips å forholde seg seriøse og profesjonelle. Det høres ut som en selvfølge, og er en selvfølge, men i praksis er det ikke alltid enkelt for partene å holde hodet kaldt. En aggressiv arbeidstaker kan få det til å koke hos en arbeidsgiver. Likevel må man som den profesjonelle part være rolig og faktaorientert. En god teknikk for å beholde roen, er å forestille seg at møtet blir filmet, eller tatt opp på telefon (som av og til skjer).
